En el entorno tan competitivo e internacionalizado en que nos movemos hoy en dia, se hace imprescindible el disponer de información útil en tiempo y forma para agilizar la toma de decisiones, para ello es necesario que recurramos a la inteligencia de negocio «Business Intelligence«.
Ya no nos sirven aquellos reporting y cuadros de mando que nos suministraban los diferentes departamentos de la organización, auténticos «reinos de taifas», con una periodicidad mensual en el mejor de los casos, y con poca o ninguna conectividad entre ellos.
Estos informes además, daban una información contradictoria en muchas ocasiones, lo que daba lugar a una paulatina pérdida de confianza y credibilidad de los diferentes responsables de cara al Consejo de Administración.
Se hacía necesario llegar al «dato único», y para ello las organizaciones recurrían a soluciones de TI caras y complejas que requerían en muchas situaciones de la contratación en plantilla de un profesional informático. Una empresa con un tamaño considerable puede permitirse incluir un perfil técnico como el mencionado que dé soporte y se encargue de optimizar todos los procesos informáticos, pero en el supuesto de una Pyme ésto es inasumible.
Es precisamente por este motivo que aparecen soluciones de Microsoft Office muy económicas que dan respuesta a todas estas necesidades, un claro ejemplo lo tenemos con la herramienta Microsoft Power BI (Business Intelligence), que ofrece a los mandos intermedios y alta dirección de las compañías pequeñas una UX (Experiencia de Usuario) muy enriquecedora en cuanto a sencillez de análisis y visualización amigable de la información (user friendly).
¿ Por qué utilizar Power BI en PYMES?
Power BI (Business Intelligence) nos da una visión interna «insights» de mayor alcance y aumenta la eficiencia en la obtención de información
- Nos permite disponer con rapidez de potentes cuadros de mando y dashboards que proporcionen una «foto fiable» sobre la situación en tiempo real para todos los niveles funcionales de la pyme.
- La potencia visual de las presentaciones acerca del desempeño del rendimiento empresarial nos da un resumen de las tendencias positivas o negativas de la empresa.
- Se pueden vislumbrar problemas y nuevas oportunidades de negocio.
- Para la PYME promedio, el proceso de obtención, almacenamiento, extracción y análisis de ingentes cantidades de datos, tradicionalmente ha exigido amplios recursos de TI y experiencia técnica. Power BI permite a los usuarios con unas nociones sobre el funcionamiento de esta aplicación, y sin un perfil técnico que demande previos conocimientos de programación, convertir los datos que sus empresas generan a diario en información valiosa y fácilmente interpretable.
- Las PYMES utilizan una amplia variedad de herramientas y servicios para administrar los diferentes aspectos de su negocio. Al generar tablas, gráficos, mapas y estadísticas unificados, Power BI permite a los usuarios identificar las tendencias que serían difíciles o imposibles de reconocer en hojas de cálculo y cuadros de mando mal organizados.
- El eficiente empleo de los datos posibilita el análisis desde diferentes perspectivas y escenarios, lo que permite ajustar y adaptar los planes de negocio sobre la marcha, de ahí que se obtenga una ventaja competitiva sobre sus rivales en el mercado.
- La eliminación de barreras en lo que a precio y tecnología se refiere, implica que más empresas pequeñas podrán beneficiarse del valor del análisis como herramienta competitiva y elemento de diferenciación.
- Tomar decisiones fundadas en los datos no sólo ayuda a la consecución de los objetivos estratégicos, sino también a estar constántemente informados de las tendencias en los gustos y necesidades de sus clientes.
Inmediatez en la creación de informes Business Intelligence
Ahorro de tiempo y energías al tener toda la información vital concentrada en un mismo lugar y en tablas que se pueden conectar entre si. Ésto posibilita que podamos crear infomes a medida, y de forma muy intuitiva, del desempeño de cualquiera de las áreas de la organización de forma tanto individual como en relación con otras áreas, lo que favorece la visión de conjunto.
Con anterioridad se tenía que acudir a ingentes cantidades de informes elaborados por cada departamento, en muchos casos desarrollados con diferentes aplicativos y sin la posibilidad de enlazar con los datos de otras áreas por estar incluso utilizando programaciones y lenguajes diferentes.
Power BI (Business Intelligence) permite a su vez, dada su conectividad, tener acceso a múltiples orígenes de datos – (ficheros planos, CRM -Customer relationship management-, web, blogs, redes sociales e incluso otras aplicaciones empresariales) – sea cual sea su origen, ya sea de la propia empresa o de la nube.
Acceso en cualquier momento y lugar a los informes con Power BI desde todo tipo de dispositivos.
Tener la información disponible y poder interactuar con ella para explorar datos, visualizar paneles, revisar el desempeño de un área a través de los indicadores de gestión de un cuadros de mando, obtener gráficos, seleccionar a través de filtros, configurar alertas, compartir información. Todo ello online y en cualquier dispositivo, sin necesidad de encontrarnos en una oficina, facilita que aquellas personas que se quieran involucrar más en la gestión de la empresa lo puedan hacer.
