Control de gestión

contabilidad

Contabilidad

Profunda Revisión de la contabilidad para proyectar propuestas de mejora en los sistemas de gestión.

BENEFICIOS

  • Ahorrar costes y tiempo con procesos simples.
  • Limitar riesgos y cuantificar posibles responsabilidades.
  • Ajustar y eliminar saldos ficticios.
  • Evitar dispersión de información en hojas de cálculo…

Inmovilizado

  • Verificaciones físicas sobre su existencia y estado actual realizadas con periodicidad.
  • Revisión de las coberturas de seguro contratadas.
  • Comprobación de que tanto las adquisiciones como las bajas de los activos se encuentran correctamente contabilizadas, así como el estado de sus amortizaciones (detección de incidencias contables).

Es habitual encontrarse con empresas que presentan un nivel considerable de activos que no tienen un registro adecuado y que tampoco hacen un conteo periódico, ello propicia que figuren en inventario elementos obsoletos o que falten elementos por inventariar. Por ello se hace necesario disponer de un adecuado registro y etiquetado.

Almacén e inventario

Almacén e inventario

  • Coordinación de Inventarios Generales periódicamente a fin de identificar desviaciones entre los recuentos físicos y la contabilidad de las existencias.
  • Control de tiempos empleados en cada una de las zonas del almacén: carga y descarga, control e inspección, envasado y reenvasado, almacenamiento, consolidación o preparación. Identificación de ineficiencias tanto en los procedimientos como en la distribución física interna del almacén (layout), así como propuestas de mejora.
  • Análisis de los principales ratios de rotación de stock a nivel de familias y referencias para identificar y posteriormente hacer seguimientos de existencias a las que no se les da salida y obsoletas, replanteamiento de los stocks de seguridad necesarios y de las rotaciones óptimas del inventario para balancear el riesgo de roturas de stock y sobrestock.
  • Diferencias significativas entre stock real y reflejado en sistema pueden suponer graves trastornos para la empresa. Por ello, se ha de articular un mecanismo de control periódico, que identifique desviaciones de forma anticipada para tomar medidas sin tener que esperar a la realización del Inventario General

Tesorería

A. Control de caja

  • Elaboración de normas por escrito referidas a la organización y manejo de fondos.
  • Segregación de funciones
  • Arqueos periódicos y sorpresivos para identificar desviaciones.
  • Pagos por caja mediante sistema de fondo fijo para importes pequeños.
  • Identificación de incidencias contables.
 
 

B. Control bancario

  • Conciliación bancaria para detectar incidencias contables.
  • Confirmación directa de bancos sobre saldos y productos que mantenemos con ellos.
  • Elaboración de gráficos de saldos.
  • Revisión y mejora de las condiciones negociadas con las entidades bancarias acerca de los productos bancarios contratados. (Cuentas, Tarjetas, Líneas de Crédito y Descuento, Préstamos, Leasing, Factoring…)

Debe existir Presupuesto de Tesorería a Corto Plazo, a fin de realizar un control presupuestario e investigar las variaciones producidas. La realización de conciliaciones entre saldos reales y contables se ha de considerar un “must” en la organización. Para esta área la periodicidad de los controles ha de acortarse, y más en el caso de la caja, pues al ser el activo más líquido ofrece la tentación más grande para cualquier tipo de operaciones fraudulentas (robo, desfalco, malversación).

Ventas y compras

  • Revisión del circuito de ventas y de compras para la identificación de aspectos a mejorar en las fases de pedido, confirmación, salida o entrada, facturación y cobro o pago

Afinar en los procedimientos establecidos y la realización de una monitorización periódica puede influir a lo largo del año de forma significativa en favor de la Cuenta de Resultados.

Análisis de rentabilidad

Revisión de los criterios establecidos en la Contabilidad Analítica de la empresa para   determinar el coste unitario de producto. Preparación de gráficos de evolución.

  • Rentabilidad por unidad vendida a nivel de familia.
  • Rentabilidad por unidad vendida a nivel de referencia.
  • Rentabilidad por cliente y clasificación ABC de los mismos: mejor cliente no es el que más nos compra sino el que más rentabilidad nos deja
rentabilidad

Costes y producción

  • ¿Qué nos cuesta realmente producir una unidad de producto o servicio? Para ello se ha de partir de una correcta aplicación de la contabilidad analítica o de costes, definición correcta de los escandallos y actualización con regularidad, se analizarán las desviaciones respecto al coste standard.
  • Definición de los criterios de imputación de costes al producto.
  • Estudio de la capacidad de producción.
  • Control sobre tiempos y actividades

Una incorrecta imputación de costes hace que fijemos precios de venta con una rentabilidad inferior a la deseada, por ello se hace necesario un análisis a fondo de los costes implicados en la producción de bienes y servicios.

gastos

Gastos estructurales

  • Suministros: Revisión de las contratos y verificación de aplicación de tarifas.
  • Profesionales Independientes: Externalizar sólo aquellos aspectos para los que no tenemos personal en plantilla capacitado.
  • Personal: Reorganización de las funciones de la empresa para reducir costes de personal, retribuciones variables, horas extras, gastos del equipo comercial sin justificar o superfluos, establecimiento de pautas para dietas por viajes.
  • Elaboración tablas y gráficos comparativos entre lo real y presupuestado.
  • Identificación de incidencias contables.

Para el control de los gastos es preciso realizar anualmente un Presupuesto de Gestión en Base Cero cómo si la empresa aún no hubiera empezado a funcionar, con el objeto de analizar en detalle cuales son los recursos estrictamente necesarios para cada actividad a desempeñar, y de este modo evitar la tendencia que hay de presupuestar de modo incremental, en donde a cada departamento partiendo del presupuesto asignado el año anterior y aplicando porcentajes, se le dota de más o menos fondos sin razonar exhaustivamente el por qué ni para qué.

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