De los dos clases genéricas de costes que tenemos en la empresa, los fijos y los variables, es en los primeros sobre los que tenemos mayor capacidad de actuación, todo ello motivado porque los variables son por definición aquellos que están íntimamente ligados a la producción y de una forma u otra necesarios para la misma salvo que se decidiera prescindir de la línea de negocio a los que se afectan.
Se hace necesario el estudio de las tareas que conforman cada una de las actividades de una empresa, pues en muchos casos dichas tareas son repetitivas y transversales, lo que genera posibilidades de duplicidad de las mismas y consecuentemente la utilización innecesaria de recursos.
Una vez realizado el análisis de la situación y eliminados todos los costes que “no son necesarios para la actividad”, crearemos una herramienta en el report de bouching basada en fórmulas de búsqueda matricial (BUSCARV, ELEGIR..) con un desglose al máximo nivel de todos los costes fijos, mediante la que conoceremos mensuálmente la evolución de cada uno de ellos comparando coste del ejercicio en curso acumulado con el presupuestado y con el del año anterior.
Con este control obtenemos una información con una periodicidad mensual y espíritu “Rolling Forescast” de previsiones continuas que nos permite ejercer acciones correctivas sobre desviaciones presupuestarias sin tener que esperar a la realización de los presupuestos correspondientes al ejercicio siguiente. Esta operativa nos lleva a la reflexión constante sobre partidas tradicionalmente metidas en un “saco”, ni siquiera desglosadas, que nunca antes habían sido objeto de estudio, lo que ha dado lugar a incurrir en costes innecesarios o sobredimensionados que eran evitables.
En un mercado cada vez más global y descentralizado la empresa ha de llevar a cabo una verdadera “innovación operativa” en la forma de hacer, puesto que la ventaja competitiva en costes va a venir dada por iniciativas de este tipo.
