La respuesta a la pregunta es muy fácil, controlando y gestionando el gasto de personal, pero cómo hacemos para que estas afirmaciones no se conviertan en una mera declaración de intenciones sin más.
¿Comete tu Pyme este error?
Desafortunádamente la mayoría de las Pymes efectúan tanto la contratación de personal afecto a la producción y prestación de servicios, como del equipo de ventas, a «salto de mata». Algo que no suele ocurrir al menos en la misma medida para el personal de administración, cuyo número se suele mantener constante a lo largo del año salvo en el caso de actividades de temporada en las que hay que gestionar por ejemplo, un mayor número de pedidos.
Es totálmente necesario por ello, la implicación de todos los mandos intermedios en la elaboración del presupuesto anual del año siguiente, tanto de gestión como de inversión, allá por el mes de octubre del ejercicio en curso.
Si nos centramos en la partida de gasto de personal, cabe decir que si la organización lleva ya tiempo funcionando, se dispone de un histórico en el sistema operativo, que nos va a dar información acerca de los tiempos y materiales empleados en cada proceso productivo o de realización de un servicio.
Son los responsables de cada departamento, quienes tienen que revisar estos parámetros con criterios de eficacia y eficiencia de modo que se optimice el empleo del capital humano de cara al coste que van a asignar para su presupuesto departamental.
Benchmarking y análisis sectorial:
También resulta muy útil el poder hacer benchmarking , o dicho de otro modo, estudio de la competencia. Aunque de sobra son conocidas las limitaciones con que nos encontraremos por motivos obvios.
No obstante, hay ratios que podemos sacar de fuentes de información sectorial, como es el caso de la participación en ventas del gasto de personal para empresas con un mix de producto o servicio similar al nuestro, que nos pueden dar una idea de si el peso de esta partida en nuestra Pyme «está en mercado» o no.
También es muy útil conocer los márgenes brutos del sector en términos porcentuales; es decir, que porcentaje queda de lo facturado después de detraer los costes diréctamente afectos a la producción, con el objeto de plantearnos si nuestros procesos son los adecuados, si nuestro personal es productivo, si negociamos bien los precios…
El esfuerzo de presupuestación, no ha de tener un carácter meramente incremental, es más, recomiendo realizar una profunda revisión de todas las actividades que se realizan, a fin de eliminar todas aquellas que no aportan valor añadido a la Pyme, o bien generan duplicidades. Es precisamente en este punto donde se produce gran parte del sobrecoste en capital humano.
En definitiva, se trata de obtener una visión externa de lo que ocurre fuera pero en nuestro ámbito, de cara a implementar una cultura lean de mejora continua.
El informe de personal:
Si queremos reportar a nuestro Consejo de Administración con una frecuencia mensual, tenemos que diseñar un informe que se encuentre muy automatizado para que nuestra labor como Controllers no se limite únicamente a la elaboración de información. Nuestra propuesta de valor ha de ir más allá y convertirnos en asesores de confianza del accionariado, para lo que necesitamos disponer de tiempo.
Hoy os voy a presentar un Informe evolución personal que os podéis descargar y adaptar a vuestro negocio, en mi opinión muy práctico, que permite con un solo golpe de vista, tener una idea global sobre la evolución de la organización en esta partida.
CONSIDERACIONES:
Negocio analizado en el caso:
Se trata de una empresa del sector náutico, concrétamente un «Varadero», en donde se realizan trabajos de reparación de embarcaciones en tierra por los operarios de explanada, que previamente han de ser puestas en seco con máquinas elevadoras por los maquinistas.
El pañolero es el encargado de la gestión del almacén, compuesto fundamentálmente por pinturas y ánodos, así como de todas aquellas herramientas y pequeña maquinaria empleadas en el proceso productivo.
El marinero desempeña la función de mantenimiento y vigilancia de amarres.
Los administrativos se encargan de la gestión del puerto en cuanto a contabilidad, elaboración de presupuestos, facturación, agenda de varadas y de amarres…
Compararemos en el informe el número de empleados actual, con el presupuestado y con el contratado el año anterior:
A nuestro Consejo de Administración, lo que le va a interesar es conocer la evolución mes a mes del número de empleados; por puesto, siempre comparando con las necesidades a priori establecidas en el presupuesto de gestión, y con la contratación del año pasado.
Esta información ha de proveerse con inmediatez, y para ello precisamos que tras habernos bajado la información de nuestro sistema, cambiando un sólo número, «el del mes», se pueda disponer del informe.
La base de datos del informe se irá alimentando mensuálmente y se conservará una copia anual de la misma para poder hacer consultas comparativas a través de los años.
Procedencia de los datos:
Es importante que haya una correcta conectividad entre el sistema operativo de gestión con el que trabajamos y excel.
El inventario de personal ha de ser actualizado cada vez que hay un alta o una baja, así como cuando hay cambios en la situación de eventuales a fijos. De modo que, cuando nos bajamos la información, estamos alimentando una base de datos matricial, en donde cada fila es una sección, y cada columna corresponde a un mes del año.
Las cifras del año anterior procederán de la copia que hayamos conservado a tal efecto, y las del presupuesto de gestión se incorporarán a principios del año a analizar antes de efectuar el primer cierre mensual.
Funciones de excel empleadas:
- Elegir: para seleccionar los datos correspondientes al mes que previamenteref hemos colocado en el recuadro en rojo.
- «Si» anidados: para poder comparar el mes de enero del año en curso con diciembre del año anterior.
Análicemos un mes en concreto del «Informe de personal»:
Vamos a analizar el mes de junio del año 2018, para ello colocamos el número 6 en el recuadro en rojo, vemos como se actualiza la información de los dos cuadros a analizar:
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Evolución del personal del año actual vs año anterior.
A 30 de junio de 2018 disponemos de 14 personas, se ha producido el aumento en 1 operario de explanada respecto al 31 de mayo de 2018, y de 3 operarios de explanada respecto a 31 de diciembre de 2017. Respecto a 30 de junio de 2017 hay un trabajador más de explanada.
De los 14 trabajadores a 30 de junio de 2018, la situación laboral es la siguiente: 9 fijos, 5 eventuales y o becarios. El trabajador que se ha incorporado en explanada lo ha hecho como eventual, y los 3 más contratados en explanada respecto a 31 de diciembre de 2017 son la consecuencia de contratar a 4 evuentuales y despedir a 1 fijo.
De los 13 trabajadores contratados a 30 de junio de 2017, tenemos 12 fijos y 1 eventual, lo que supone que a 30 de junio de 2018, hay 3 fijos menos y 4 eventuales más
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Evolución del personal del año actual vs presupuesto.
A 30 de junio de 2018 respecto al presupuesto establecido para ese mes, hay un operario más de explanada, cuya necesidad de contratación tendrá que ser explicada por el director técnico, y es aquí donde este informe aporta valor, pues toda desviación presupuestaria invita a la reflexión.
También se desprende de la lectura del informe que hay un operario más en situación laboral de fijo respecto a lo estimado iniciálmente, lo que nos puede llevar a la pregunta de si el departamento de personal tiene controlado adecuádamente los vencimientos de los contratos, o bien la persona que se ha incorporado a explanada dada su expertez, se le ha hecho directamente fija.
La conclusión inmediata que sacamos de este tipo de informes es que nos permiten un control mes a mes de las desviaciones, siempre y cuando estén lo suficientemente automatizados. Como consecuencia, se pueden adoptar a tiempo medidas correctoras.
Espero que esta hoja de cálculo te aporte algo nuevo respecto a los informes de evolución de personal que empleas hasta la fecha. Si necesitas aclaración de algún aspecto puedes coger una cita para tener videoconferencia conmigo
