En toda empresa que vende —es decir, prácticamente todas— hay una zona que brilla por su energía, su urgencia y, muchas veces, por su caos. Esa zona es el área comercial. ¿Te suena? Llamadas, presupuestos, reuniones, descuentos, acuerdos, comisiones… Y en medio de todo eso, un montón de tareas que, si no se organizan bien, acaban solapándose. O peor: cayendo siempre en la misma persona.
Por eso hoy vamos a hablar de algo que puede marcar la diferencia entre un equipo comercial eficaz y uno lleno de malentendidos: la segregación de funciones.
¿Y eso qué es?
Nada raro. Simplemente consiste en que cada persona del equipo sepa muy bien qué le toca hacer… y qué no. No se trata de encasillar, sino de evitar que todos hagan de todo, o que nadie sepa quién debía revisar qué. Porque ahí es donde surgen los errores.
La venta es una carrera de relevos: hay quien abre la puerta, quien presenta la oferta, quien cierra el trato y quien hace seguimiento. Y si no tienes claro quién lleva cada testigo, se cae por el camino.
¿Por qué es importante en el área comercial?
Porque aquí se maneja información sensible (precios, márgenes, datos de clientes), y porque muchas decisiones se toman rápido. Si además de eso no hay control ni roles definidos, pueden pasar dos cosas:
- Que se pierdan oportunidades de venta por desorganización.
- Que se cometan errores que afecten al margen o al cliente (¡o ambos!).
¿Alguna vez te ha pasado que un cliente recibe dos ofertas distintas de tu equipo? ¿O que se aplica un descuento sin haberlo autorizado? Eso es justamente lo que evitamos cuando cada quien sabe lo que tiene que hacer.
Qué tareas deben separarse (sí o sí)
Vamos al grano. Aquí van algunas funciones comerciales que conviene repartir, y no concentrar en una sola persona:
- Captación de clientes nuevos: mejor que la hagan perfiles orientados a abrir puertas (como SDRs o comerciales outbound).
- Negociación de condiciones: lo ideal es que haya un marco definido y que cualquier excepción tenga que pasar por supervisión.
- Cierre de ventas: quien firma, que tenga autoridad y visibilidad sobre lo que se está comprometiendo.
- Seguimiento de clientes: atenciones postventa, renovaciones o incidencias deben tener responsables distintos del vendedor original.
- Gestión de precios y promociones: que no quede a discreción del comercial. Aquí se requiere supervisión o control de gestión.
- Validación de contratos: al menos otra persona (dirección, controller o responsable legal) debería revisarlos antes de enviarlos.
Pero… ¿no es más rápido si un comercial lo hace todo?
Puede parecerlo. Pero como dicen, “rápido no siempre es eficiente”. Si una sola persona capta, negocia, decide descuentos, firma, entrega y atiende reclamaciones… se sobrecarga y deja huecos.
Además, ¿quién revisa si se respetaron las condiciones? ¿Quién controla que los márgenes no se hayan desviado?
La clave no está en ralentizar, sino en definir un circuito donde cada paso esté claro y controlado.
¿Cómo aplicar la segregación sin complicarse?
- Haz una lista de tareas comerciales. Desde el primer contacto hasta el cierre (y postventa).
- Asigna responsables por tipo de tarea. No todos tienen que hacer todo. Deja claro qué gestiona cada perfil.
- Pon límites claros. Por ejemplo: “los descuentos mayores al 15% deben ser aprobados por dirección”.
- Documenta procesos. No necesitas una enciclopedia, pero sí un documento compartido con roles y pasos.
- Haz revisiones periódicas. Reúnete cada mes con tu equipo comercial y repasen si los flujos están funcionando.
¿Qué pasa si no lo haces?
Pues pasa lo de siempre: promesas contradictorias, clientes confusos, ofertas mal hechas, márgenes que se evaporan… y muchas discusiones internas.
También aumenta el riesgo de que haya “atajos” no autorizados: precios por debajo de lo permitido, condiciones fuera de contrato, etc.
Y si algún día alguien del equipo se va o se pone de baja, todo queda en el aire porque “nadie más sabía lo que hacía”.
Beneficios de tener roles claros en ventas
- Mejor coordinación interna
- Menos errores con clientes
- Más control sobre precios y márgenes
- Mayor trazabilidad de acuerdos
- Un equipo más profesional
Y lo más importante: más confianza del cliente, porque nota que tu empresa es seria, ordenada y cumple lo que dice.
¿Y si mi equipo comercial es pequeño?
No pasa nada. Esto también se puede aplicar en equipos de 2 o 3 personas. Lo importante es que no todo dependa de uno solo, y que haya visibilidad y revisión.
Por ejemplo:
- Un vendedor negocia, pero otra persona (aunque sea tú como gerente) valida el contrato.
- El mismo comercial puede captar y cerrar, pero alguien más revisa los informes mensuales y analiza márgenes.
¿Conclusión?
El área comercial es el corazón del negocio, pero como todo motor potente, necesita mantenimiento y control.
Separar funciones no es complicar. Es proteger. Es ayudar al equipo a enfocarse mejor, vender más… y equivocarse menos.
Porque vender no es solo cerrar tratos: es hacerlo con orden, con cabeza y con sostenibilidad.
