En las empresas, especialmente cuando crecen o se profesionalizan, hay una máxima que conviene tatuarse: no dejes que una sola persona controle todo un proceso de principio a fin. No por desconfianza, sino por sensatez.
Piénsalo un momento. Si alguien emite una factura, cobra el dinero, la registra y además reconcilia el banco… ¿quién se entera si algo no cuadra?
En este artículo vamos a ver, con ejemplos sencillos y sin tecnicismos, cómo evitar estos solapamientos dentro de los departamentos clave de tu empresa. Porque distribuir bien las tareas no es burocracia: es salud organizativa.
En Finanzas, quien paga no debe controlar el banco
Uno de los errores más comunes en las pymes es tener al contable como hombre-orquesta: registra las facturas, concilia bancos y hasta ejecuta pagos. ¿El riesgo? Que nadie más vea el flujo real del dinero.
Lo recomendable es separar estas funciones:
- Que una persona se encargue de registrar los movimientos contables.
- Que otra sea la encargada de revisar los extractos bancarios y hacer la conciliación.
- Y que los pagos los ejecute alguien diferente, siempre con una autorización previa de dirección o gerencia.
Así, cualquier error o desviación salta a la vista. Y si no salta, al menos alguien más lo mira.
En Recursos Humanos, los sueldos no se tocan a solas
Puede parecer cómodo que el mismo técnico de RRHH lleve nóminas, contratos, bajas, altas y hasta las transferencias mensuales… pero es un error.
¿La razón? Basta un descuido para pagar de más, o una manipulación para inflar el sueldo de alguien (o de sí mismo).
¿La solución? Separar bien:
- Una persona gestiona los datos del personal.
- Otra valida y aprueba la nómina.
- Y otra ejecuta el pago.
Además, siempre viene bien una revisión mensual desde dirección o desde control de gestión.
En Ventas, quien negocia no aprueba
Este es un clásico: el comercial estrella que además de vender, se autoriza descuentos y condiciones especiales. Ojo, eso puede hacerte perder margen sin darte cuenta.
Lo recomendable es que los vendedores tengan un marco claro de negociación, pero cuando haya que salirse de la norma, lo autorice alguien más. El director comercial, el gerente o incluso el controller pueden hacer de segundo filtro.
Eso no solo protege el margen, también le da más seriedad al proceso comercial.
En Producción, quien fabrica no se supervisa a sí mismo
En las fábricas (y también en servicios), suele pasar que el operario que realiza el trabajo se “autocontrola” y pasa al siguiente paso sin revisión.
¿El problema? Que los errores se detectan tarde. O nunca.
La clave está en que la supervisión de calidad esté en manos de otra persona, aunque sea de la misma área. Y si no se puede tener un equipo propio de calidad, al menos debe haber un segundo par de ojos que revise los lotes, entregas o servicios antes de darlos por buenos.
En Compras, quien pide no debe recibir (ni pagar)
Otra zona de riesgo es el departamento de compras. Imagina este escenario: una persona negocia, hace el pedido, recibe la mercancía y da el visto bueno a la factura. Suena cómodo, pero es peligrosísimo.
Lo saludable es separar:
- Quien negocia y lanza el pedido, no debe ser quien recibe.
- El almacén (o quien recibe) debe firmar que todo llegó como se esperaba.
- Solo con ese «ok», administración valida la factura y la paga.
Así te aseguras de que no estás pagando por algo que nunca llegó, o que no llegó como debía.
En Almacén, mejor si el que mueve no es quien cuenta
Otro clásico: el encargado de preparar pedidos y mover productos es el mismo que hace los inventarios. Es como poner al camarero a contar las copas después de cerrar. Puede salir bien, sí. Pero también puede no salir.
Por eso, cada cierto tiempo conviene que una persona externa al almacén (al menos al operativo diario) haga el recuento. No hace falta una auditoría externa: basta con una persona de administración, control de gestión o incluso gerencia.
El objetivo es que el stock registrado coincida con el stock real. Nada más… y nada menos.
En Sistemas, los accesos hay que repartirlos
Este departamento muchas veces no se ve, pero tiene más poder del que parece. Si el mismo técnico que programa los sistemas tiene acceso total a todos los datos… ¿quién controla qué hace?
Aquí lo recomendable es sencillo:
- Que el desarrollo de software lo haga una persona.
- Que la configuración de usuarios y permisos la realice otra.
- Y que alguien, desde dirección o control, revise de vez en cuando los accesos activos.
Hoy en día, los riesgos no solo están en las finanzas. Están en los datos. Y cuidar quién entra, modifica o borra es vital.
La clave: que una persona no lo haga todo
En resumen, no se trata de complicarse la vida. Se trata de proteger el negocio.
Si una sola persona puede hacer y deshacer sin que nadie más lo vea, estás regalando margen de error. O peor aún: estás dejando la puerta abierta al fraude sin querer.
Lo ideal es que los procesos clave estén divididos entre al menos dos personas, aunque la empresa sea pequeña. Si no tienes recursos para eso, al menos crea un sistema donde las tareas se revisen por alguien más de forma periódica y con criterio.
Para terminar…
Muchos empresarios dicen: “Confío en mi equipo”. Perfecto. Pero también confías en tu coche y aun así le haces revisiones, ¿verdad? Pues esto es igual.
La segregación de funciones no es una cuestión de desconfianza, sino de control, de prevención y de hacer las cosas con cabeza.
Porque cuando todo funciona como un reloj, el negocio avanza más rápido, sin sustos, sin pérdidas innecesarias y con más tranquilidad.
