¿Cómo presentar un informe de ventas completo en una Pyme?

Si queremos reportar a nuestro Consejo de Administración con una frecuencia mensual, tenemos que diseñar un informe que se encuentre muy automatizado para que nuestra labor como Controller de Gestión no se limite únicamente a la elaboración de información. Nuestra propuesta de valor ha de ir más allá y convertirnos en asesores de confianza del accionariado, para lo que necesitamos disponer de tiempo.

Hoy os voy a presentar un Informe ventas que os podéis descargar y adaptar a vuestro negocio, en mi opinión muy útil, que permite con un solo golpe de vista, tener una idea global acerca de la evolución de la organización en cuanto a facturación.

CONSIDERACIONES:

Negocio analizado en el ejemplo:

Se trata de una empresa del sector náutico, concrétamente un «Varadero», en donde se realizan trabajos de reparación de embarcaciones en tierra (sección Explanada),  que previamente han de ser puestas en seco con máquinas elevadoras (sección Travel grande y sección Travel pequeño).

Por la estancia de estas embarcaciones se cobra un precio diario (sección Estadía) si se realizan trabajos de mantenimiento en las mismas, y si se encuentran en depósito se cobra un precio reducido especial (sección Invernaje).

Para sacar del agua barcos de pequeña eslora, se utiliza una luna (sección Luna), y para ayudar a desarbolar mástiles de veleros se emplea una caterpilar, servicio que también se factura (sección Caterpilar).

Así mismo se dipone de amarres para su alquiler (sección Amarres), una nave para guardar embarcaciones de pequeña eslora ( sección Marina Seca), y unos locales arrendados en donde prestan sus servicios empresas náuticas que son subcontratadas por el varadero, (sección Locales).

Compararemos en el informe las ventas reales, con lo presupuestado y con lo facturado el año anterior:

A nuestro Consejo de Administración lo que le va a interesar es conocer con el mayor desglose posible del mix de servicio, la evolución mes a mes de las ventas, siempre comparando con el presupuesto de gestión, y con las cifras del año pasado. Esta información ha de proveerse con inmediatez, y para ello precisamos que tras habernos bajado la información de nuestro sistema, cambiando un sólo número, «el del mes», se pueda disponer del informe.

La base de datos del informe se irá alimentando mensuálmente y se conservará una copia anual de la misma para poder hacer consultas comparativas a través de los años.

Procedencia de los datos:

Es importante que haya una correcta conectividad del sistema operativo de gestión con el que trabajamos con excel, y que contáblemente esté definida una cuenta de ingreso para cada sección, de forma que cuando nos bajemos la información, en resumidas cuentas estaremos alimentando una base de datos matricial en donde cada  fila es una sección, y cada columna corresponde a un mes del año.

Las cifras del año anterior procederán de la copia que hayamos conservado a tal efecto, y las del presupuesto de gestión se incorporarán a principios del año a analizar antes de efectuar el primer cierre mensual.

En el ejemplo utilizado, en la pestaña «Dato», la matriz está formada por valores por cuestión de simplicidad, pero lo lógico es que éstos sean fórmulas vinculadas al reporting

Funciones de excel empleadas:

• Elegir: para reflejar el mes de año una vez puesto el número del mismo en el recuadro en rojo (pestaña «comparativo ventas»).
• «Si» anidados: para seleccionar de las bases de datos (ventas reales, ventas previstas, ventas año anterior) de la pestaña «dato», la columna del mes elegido en  la pestaña «comparativo ventas»  y el acumulado hasta ese mes.
• Formato condicional : Para destacar los porcentajes negativos
  

Espero que esta hoja de cálculo te aporte algo nuevo respecto a los modelos de informes de ventas que empleas hasta la fecha. Si necesitas aclaración de algún aspecto puedes coger una cita por videoconferencia.

Otras 2 formas de presentar tu informe de ventas es por SumaCRM o por Efficy. La primera es un CRM muy fácil de usar y muy útil para pymes, y la segunda es una solución CRM completa para todos los departamentos de la empresa.