Si alguna vez has tenido que moverte por un almacén mal organizado, sabrás lo frustrante que puede ser. Mercancía donde no toca, operarios que se cruzan, pedidos que no llegan a tiempo… En fin, un caos. Lo cierto es que la distribución física de un almacén no es solo “dónde poner las estanterías”, sino una parte estratégica de toda la operativa logística.
Cuando el almacén está bien pensado, todo fluye. Y no solo se ahorra tiempo, sino también dinero, espacio y disgustos. En este artículo vamos a recorrer las zonas fundamentales que debería tener todo almacén bien organizado, explicando para qué sirve cada una y cómo encajan entre sí. Así, si estás diseñando uno desde cero, o si te estás planteando reorganizar el que ya tienes, puedes hacerlo con criterio.
Empezamos por la recepción: la puerta de entrada
Todo almacén empieza por su zona de recepción. Aquí llegan los productos desde los proveedores, y lo primero que hay que hacer es comprobar que viene lo que debe venir: ¿la cantidad es correcta?, ¿está en buen estado?, ¿coincide con el albarán?
Si esta zona está mal gestionada, los errores pasan directamente al sistema: entradas mal registradas, inventario desfasado y, lo peor, productos defectuosos que acaban en manos del cliente. Y todo por no revisar con calma.
Por eso, esta zona debe estar bien delimitada, con espacio suficiente para la descarga y la inspección de los productos. También conviene que esté cerca de la zona de almacenamiento para no andar haciendo viajes eternos.
La zona de almacenamiento: donde todo tiene que tener su sitio
Una vez revisado, el producto se va a su “casa”, es decir, a la zona de almacenamiento. Aquí es donde se guarda todo lo que no se va a mover inmediatamente.
Y ojo, no vale con apilar cosas como en el trastero. El secreto está en tener una lógica clara de almacenaje, ya sea por rotación, tipo de producto, temperatura, etc. Así se agiliza el trabajo, se reduce el riesgo de errores y, de paso, se aprovecha mejor el espacio.
Además, no todos los productos se almacenan igual. Habrá mercancías paletizadas, otras en cajas pequeñas, otras que requieren estanterías especiales… Y según el tipo de mercancía, tendrás que diseñar recorridos, accesos y señalización que no dificulten el trabajo.
¿Y qué pasa con los productos que necesitan control?
Aquí entra la famosa zona de inspección o control de calidad. No siempre es obligatoria, pero si trabajas con productos delicados o que deben cumplir ciertos requisitos, es más que recomendable.
En esta zona se revisan productos sospechosos, devoluciones o mercancías que han llegado con alguna incidencia. Así no contaminan el resto del stock y puedes tomar decisiones (reponer, devolver, destruir…) sin estorbar al resto de la operativa.
También puede servir como zona de cuarentena si hay que esperar confirmación antes de liberar el producto para venta.
El corazón del almacén: el picking o preparación de pedidos
Aquí es donde realmente se nota si el almacén está bien diseñado o no. La zona de picking es donde se recogen los productos para preparar los pedidos que saldrán al cliente.
Si el almacén está mal distribuido, los operarios se pasarán el día de safari logístico, buscando artículos en diferentes puntos sin orden aparente. Y eso se traduce en tiempos largos, errores y pedidos mal preparados.
Por eso, es fundamental que los productos más demandados estén más accesibles, que las rutas estén optimizadas y que se disponga de herramientas de apoyo como pick-to-light, carritos ergonómicos o lectores de códigos.
En definitiva, cuanto más rápido y preciso sea el picking, más rentable será tu almacén.
Zona de embalaje: aquí se cierra el pedido
Ya tenemos los productos, ahora toca prepararlos para el viaje. La zona de embalaje debe ser cómoda, bien equipada y con espacio para trabajar con orden.
Aquí no solo se mete el producto en una caja. También se añaden etiquetas, albaranes, protectores y, si aplica, documentación aduanera. Así que necesitarás un sistema claro que evite confusiones y asegure que cada pedido sale completo y correcto.
Además, una mala preparación aquí puede estropear todo el trabajo anterior. Un embalaje pobre, una etiqueta mal colocada… y el paquete acaba devuelto. Así que vale la pena tomarse esta zona en serio.
Y finalmente: expedición
La zona de expedición es el punto final. Aquí se agrupan los pedidos ya embalados, se organizan por rutas de reparto, se verifican y se cargan en los vehículos.
Esta zona tiene que estar bien conectada con el exterior, con espacio para que los transportistas maniobren sin peligro ni pérdidas de tiempo. También debe estar ordenada para que el personal logístico identifique fácilmente qué va a cada destino.
Recuerda: una expedición eficiente no solo evita errores, también mejora los tiempos de entrega y la percepción del cliente.
¿Y otras zonas? También cuentan
Además de las áreas principales, hay otras zonas que, aunque no siempre se mencionan, cumplen un papel importante:
- Zona de devoluciones, donde revisar los productos que regresan.
- Zona técnica o de mantenimiento, para guardar herramientas, repuestos o equipos de manutención.
- Oficinas internas, para los responsables del almacén, control documental y coordinación con administración.
Incluir y organizar bien estas zonas contribuye a una gestión más integral y ágil del almacén.
