La gran mayoría de negocios requieren contar con un cierto nivel de stock, ya sea de materias primas necesarias para la producción, de productos finalizados, o de ambas cosas. De ahí que el control de existencias en almacén sea una operación básica y que requiere de la máxima eficiencia.
Qué es el control de existencias de un almacén
Para una empresa, tan malo es no tener suficientes unidades de producto o de materias primas como tener unidades de más y no conseguir darles salida. El objetivo es contar con un stock lo más equilibrado posible, y eso es lo que se persigue con el sistema de control de mercancías.
El control de existencias en almacén implica poder verificar en cualquier momento si se tienen existencias de un determinado producto y cuántas de ellas hay disponibles. Esto ayuda a saber cuándo ha llegado el momento de reponer el stock o cuando hay que llevar a cabo actividades como promociones para dar salida a ciertos productos que se están vendiendo menos.
Cómo establecer un buen control de almacén
Para hacer una buena gestión primero hay que tener claro en qué consiste el control de entradas en el almacén. Se trata de llevar un registro exhaustivo de todos los productos que llegan y de la ubicación de los mismos.
Una vez que se tiene claro todo lo que hay, llega el momento de buscar una fórmula para dar salida lo antes posible a toda la mercancía acumulada.
Entre los mecanismos más usados está el método FIFO, que implica que el primero en entrar es el primero en salir. Su ventaja es que consigue un rápido movimiento del stock, dando salida primero a lo más antiguo y evitando así que se quede obsoleto. Esto se puede aplicar tanto con respecto a las materias primas como con respecto al producto terminado.
Además, hay que asegurarse de tener los productos controlados en todo momento. Para ello se puede recurrir a mecanismos como la codificación o la identificación a través de radiofrecuencia.
Otro aspecto a tener en cuenta es que el nivel de stock debe mantenerse siempre dentro de un límite mínimo (stock de seguridad) y máximo.
Consecuencias de un mal control de almacén
Pérdida y obsolescencia de materiales
Si no hay un control de almacén que sea correcto, lo más normal es que ciertos productos acaben perdiéndose. Algunos desaparecerán de forma definitiva, y otros aparecerán al cabo de un tiempo, cuando estén totalmente obsoletos y no puedan ser usados para nada.
Pérdida de dinero
Cualquier pérdida u obsolescencia sobrevenida de productos o materias primas en el almacén implica una pérdida de dinero. Es algo por lo que la empresa ha pagado dinero y a lo que no ha podido sacarle ningún beneficio.
Reducción de la productividad y la eficiencia
Si no se tiene claro qué hay exactamente en el almacén o dónde están los productos, el proceso de producción y/o preparación de pedidos se vuelve mucho más lento. Esta pérdida de efectividad suele traducirse además es una pérdida de competitividad.
El control de existencias en el almacén es una actividad que es importante gestionar de la mejor forma posible en todo tipo de negocios. Hacerlo bien puede reportar importantes beneficios, mientras que hacerlo mal implica asumir pérdidas.
