Planificación Anual
A principios de año tiene lugar una reunión en la que se hace una planificación anual de la actividad comercial que se desarrollará en la empresa. En dicha reunión se establecen los objetivos comerciales que se pretende alcanzar. Estos objetivos deben indicar, además de la cantidad de ventas que se quiere conseguir al finalizar el año, los diferentes mercados a los que se desea acceder. Para poder realizar el seguimiento de los objetivos propuestos se asignarán unos indicadores. Toda la planificación anual queda reflejada en el Plan Comercial Anual. Además, en el plan se indican los recursos asignados para su consecución: económicos, técnicos y humanos, así como la persona responsable de cada objetivo.
Seguimiento del Plan Comercial Anual
Como mínimo, trimestralmente, se realiza un seguimiento del Plan Comercial Anual. Se estudian los indicadores para comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos.
Para registrar evidencias del cumplimiento de estos objetivos, cada uno de los responsables de su consecución deberá conservar registros de las actividades que se realizan, de la forma que se considere adecuada en cada caso (facturas, informes de asistencia a ferias y congresos, registros,…).
En caso de que se detecten desviaciones en el cumplimiento del plan, el Gerente las analizará y definirá acciones correctivas y preventivas,o se redefinirán los plazos, responsables o medios asignados para su consecución.
Dentro de las labores que se tienen que desempeñar están las visitas a potenciales clientes y la asistencia a ferias y congresos del sector. Cada vez que realizan alguna de estas actividades deben elaborar un informe con los resultados y conclusiones de la misma y tenerlo disponible para su análisis por parte del Consejo.
Adicionalmente se deben actualizar las fichas de los clientes en el programa de gestión. En estas fichas se registrarán los datos de los mismos, y para el caso por ejemplo de una empresa dedicada a la reparación de embarcaciones, los trabajos realizados y los que se puedan realizar en un futuro. Se tendrán en cuenta aquellos que se realizan de forma periódica, y se programarán alarmas en el sistema que avisarán para que la persona definida al efecto se ponga en contacto con el cliente informándole de la posibilidad de contratarlos.
Como consecuencia de la aplicación del presente procedimiento se generará los siguientes registros: Plan Comercial Anual, Informe de asistencia a ferias o de visitas a clientes, Facturas, tickets y justificantes de gastos. Los registros se conservarán al menos durante 3 años.
