Imagina que vas a hacer un viaje largo y metes las llaves de casa, del coche, de la oficina y hasta las de la caja fuerte… todas juntas, en el mismo bolsillo. Alguien te da un empujón, se te caen sin darte cuenta… y de pronto te das cuenta de que has perdido todo.
Pues eso, exactamente eso, es lo que pasa cuando una misma persona controla todos los pasos de las finanzas en una empresa.
Y no, no estamos hablando de que alguien quiera robar o hacer trampas. Esto va más de orden, de seguridad, y de evitar disgustos. Porque sí: cuando una sola persona tiene demasiadas funciones en el área financiera, los riesgos aumentan.
El problema de los «hombre orquesta»
En muchas empresas, sobre todo pequeñas o medianas, suele haber una persona de confianza que “lo lleva todo”: paga a proveedores, revisa bancos, emite facturas, gestiona la caja… hasta prepara los informes para el banco o Hacienda.
Es eficiente, sí. Pero también es peligroso. Porque si algún día hay un error (o un olvido), no hay nadie más que lo vea. Y si alguien algún día decide aprovecharse… no hay nadie que lo frene.
Pero entonces… ¿qué hago?
Pues lo que se llama “segregación de funciones”. Que suena técnico, pero es algo muy simple: dividir las tareas clave entre varias personas. No para fastidiar ni para desconfiar, sino para tener un sistema con doble control. Como tener dos cerraduras en la puerta.
¿Y qué tareas conviene separar?
Aquí no se trata de montar un equipo de fútbol en contabilidad. Pero sí de ser listos y repartir bien los papeles.
Por ejemplo:
- Si alguien maneja dinero, no debería ser quien aprueba los pagos.
- Si alguien registra movimientos, no debería ser quien revisa los extractos bancarios.
- Si alguien prepara las nóminas, no debería ser quien las transfiere al banco.
- Si alguien factura, no debería ser quien cobra y registra los ingresos.
Lo ideal es que cada paso pase por al menos dos pares de ojos distintos. Así, si hay un error, alguien lo detecta. Y si alguien intenta pasarse de listo, se le complica el plan.
¿Esto también sirve si tengo poco personal?
¡Claro que sí! No hace falta tener un departamento financiero de 10 personas. Lo importante es tener rutinas que te ayuden a ver lo que pasa.
Mira estos ejemplos:
- Si sólo hay una persona en administración, que tú como gerente o dueño revises al menos los extractos bancarios cada semana.
- Si esa persona emite y cobra facturas, que alguien diferente (incluso un asesor externo) revise cada mes lo que se ha cobrado realmente.
- Si se hacen pagos importantes, que siempre haya una doble firma o confirmación.
No es desconfianza, es prevención. Como llevar casco en la moto. Puede que nunca lo necesites… pero cuando lo necesitas, te salva.
¿Y qué gano haciendo esto?
Mira, lo más importante que te llevas es tranquilidad. Pero además:
- Evitas errores tontos, como pagos duplicados o ingresos mal registrados.
- Disminuyes el riesgo de fraude.
- Demuestras orden y profesionalidad, algo clave si un día pides financiación o vendes la empresa.
- Y sobre todo, no dependes de una sola persona para saber cómo van tus finanzas.
Porque hay algo peor que tener un problema… y es no enterarte de que lo tienes hasta que es demasiado tarde.
¿Y si ya tengo todo en manos de una sola persona?
No pasa nada. Se empieza poco a poco.
Una buena idea es sentarte con esa persona y hacer juntos un “mapa” de tareas. ¿Qué hace? ¿Cómo lo hace? ¿Quién más podría revisar?
Desde ahí, puedes ir ajustando:
- Añadir pequeñas revisiones tuyas.
- Pedir informes semanales o quincenales.
- Delegar algunas tareas sencillas en otra persona o en tu asesoría.
Incluso puedes apoyarte en herramientas digitales que registren lo que hace cada usuario y dejen trazabilidad (programas contables o bancarios con usuarios separados, por ejemplo).
¿Conclusión? Separar no complica, ordena.
No se trata de burocratizar tu empresa ni de crear problemas donde no los hay. Se trata de tener una estructura más segura, más profesional… y mucho más tranquila.
Porque recuerda: cuando las llaves están todas en el mismo bolsillo, el día que se pierden, lo pierdes todo.
Y eso, cuando hablamos de dinero, no es una opción.
