Por qué repartir bien las funciones en logística y distribución comercial es clave para poder dormir tranquilo
Hay algo que todos los empresarios sabemos: si el producto no llega a tiempo o si lo que recibe el cliente no es lo que pidió, poco importa lo bien que se haya vendido. La logística es ese último eslabón —a veces invisible— que puede hacer que todo el esfuerzo previo tenga sentido… o se vaya al traste.
Y aunque muchas veces pensamos en la logística solo como “lo que pasa en el almacén”, la verdad es que ahí dentro hay una coreografía que, si no se organiza bien, termina en un verdadero desbarajuste.
¿Te ha pasado alguna vez que un cliente te llama enfadado porque le llegó menos mercancía? ¿O que alguien preparó un pedido equivocado, y luego nadie sabe quién fue ni por qué? Si es así, es muy probable que te falte algo que marca la diferencia: una buena segregación de funciones.
¿Y esto qué significa?
Pues nada más —ni nada menos— que asegurarte de que cada tarea dentro de tu área de logística tenga un responsable claro y no se solapen funciones críticas.
Porque cuando una misma persona se encarga de recibir mercancía, gestionarla, prepararla, enviarla y además llevar el inventario… pasa lo que pasa. No porque sea mala profesional, sino porque es demasiado para una sola cabeza y sin controles cruzados.
¿Qué funciones hay que tener bien separadas?
Vamos a poner un ejemplo de lo que ocurre en una empresa con un almacén típico. Imagínate que una persona recibe la mercancía que llega, la registra, la guarda en estantería, luego prepara los pedidos, los empaqueta y los entrega al transportista. Si algo no cuadra en inventario, ¿quién lo revisa? Si un producto no aparece, ¿quién lo controló?
Ahí está el problema.
Para que el engranaje funcione bien, es clave que el que recibe no sea el mismo que prepara. Que el que registra inventario no sea el mismo que mueve las cajas. Que haya alguien que supervise las salidas y valide que lo que se carga es lo correcto.
Y esto no es complicarse la vida. Es hacer las cosas con cabeza.
¿Qué beneficios tiene?
Cuando repartes bien las funciones, pasa algo maravilloso: todo se ordena. Y no porque dejes de tener incidencias (porque siempre hay alguna), sino porque cuando las hay, sabes dónde mirar y cómo solucionarlas rápido.
Además:
- Se reducen los errores en los pedidos.
- El inventario empieza a cuadrar.
- Se evitan pérdidas o robos internos.
- El equipo trabaja más enfocado, sin pisarse tareas.
- Y los clientes lo notan: llegan mejor atendidos y más satisfechos.
¿Y si mi equipo es pequeño?
No hace falta tener un ejército para hacer esto bien. A veces, con dos o tres personas basta. Lo importante es que no se acumulen todas las funciones en una sola persona.
Si hay pocos recursos, se puede rotar funciones, hacer revisiones cruzadas una vez a la semana, o que alguien de administración (o tú mismo) revise ciertos puntos clave como la entrada/salida de mercancía, los albaranes o los recuentos de stock.
Incluso hay empresas donde, aunque solo hay una persona en almacén, el control de stock se hace desde oficina, y así se mantiene una doble visión.
Algunos errores comunes que puedes evitar
Muchos empresarios ni siquiera saben que tienen un problema en logística… hasta que lo tienen.
Por ejemplo:
- Se preparan pedidos con productos cambiados porque nadie revisa lo que se carga.
- Se pierden paquetes y no hay trazabilidad de quién lo entregó.
- El stock aparece como correcto en el sistema, pero en realidad no hay producto (porque alguien lo movió sin registrar).
- Se compran productos que ya estaban en almacén… pero mal ubicados o sin registrar.
Todo esto se puede evitar con roles claros y controles básicos.
¿Cómo empezar?
Si te suena todo esto y no sabes por dónde comenzar, aquí tienes una propuesta sencilla:
- Haz una lista de todas las tareas que se hacen en logística y distribución.
- Marca quién las hace ahora mismo.
- Piensa: ¿hay alguna persona que está en todos los pasos sin revisión?
- Busca oportunidades para dividir tareas o al menos, revisarlas entre dos.
- Documenta lo mínimo: qué tareas hace quién, cómo, y cada cuánto se revisan.
No hace falta escribir una enciclopedia. Pero sí que quede claro cómo se hacen las cosas y qué pasos hay que seguir.
¿Qué herramientas pueden ayudarte?
Hoy hay muchas soluciones sencillas que te pueden echar una mano:
- Un buen software de gestión de almacén (WMS).
- Aplicaciones móviles para registrar entradas y salidas.
- Etiquetas con códigos de barras.
- Cámaras de vigilancia que ayudan con trazabilidad.
- Y sobre todo, gente comprometida con procesos claros.
Porque ni la mejor herramienta te salva si no tienes las funciones bien organizadas.
En resumen…
No hace falta tener un máster en logística para organizar bien tu almacén. Lo que necesitas es orden, claridad… y que cada uno sepa cuál es su papel.
Y recuerda: cuando algo sale mal en un envío, quien lo sufre primero es tu cliente. Y si eso pasa varias veces, no vuelve. Así que mejor prevenir que lamentar.
Repartiendo bien las funciones, no solo mejoras el servicio. También haces que tu equipo trabaje mejor, que el inventario cuadre, y que tú puedas dormir más tranquilo.
