Por desgracia en muchas organizaciones se desconoce el potencial que tiene el uso correcto de la herramienta «aging» o listado de antiguedad de deuda para la gestión de cobros y pagos
En este artículo me gustaría comentar una situación que creo que a todos los que hemos trabajado en la administración de varias empresas, se nos ha dado en alguna de ellas como mínimo.
Contextualizando el escenario
Son las 9 de la mañana del día 19 de mes x del año x, y el gerente está revisando los cobros que hay pendientes.
Se encuentra agobiado porque tiene que hacer frente al pago de los impuestos del día 20, así como a los proveedores y nóminas y seguros sociales de los trabajadores.
El contable le ha dejado un balance de sumas y saldos con un desglose máximo, en donde puede ver lo que adeudan los clientes, así como la deuda contraida con proveedores y acreedores.
La misma historia de todos los meses
Como no puede ser de otra forma, al gerente le llama la atención las cantidades desorbitadas que adeudan algunos clientes, los marca en el balance con su bolígrafo, y pregunta por la composición de la deuda así como por la antiguedad de la misma. De hecho, todos los meses pregunta por la misma deuda, referida a los mismos clientes, así como alguno más, y está va creciendo paulatínamente.
Es entonces cuando aparece el contable con el extracto de la selección con el formato conocido por todos de DEBE, HABER y SALDO, y se pone a descifrar cuales son las facturas que no han sido cobradas, así como la antiguedad de las mismas tras ver la fecha en que fueron emitidas en ese mismo extracto.
Esta práctica, más habitual de lo que podemos imaginar, es muy frecuente en «Pymes», y «no tan Pymes».
Por favor, no perdamos el tiempo…
Como consecuencia, tanto el gerente como el contable se pasan toda la mañana revisando y discutiendo sin apartente fin.
Es muy probable que a la reunión sea invitado el comercial, al que se le echará en cara la falta de seguimiento en la gestión de cobro sobre unos saldos que lejos de minorarse, en cada reunión se percibe que van cogiendo peso.
Y de este modo, se pasan la mañana reunidas unas cuantas personas con el consiguiente coste de oportunidad de tener que postergar una serie de actividades, que por su inmediatez y necesidad, deberán ser realizadas en horas intempestivas, con el consiguiente efecto en el clima laboral.
Por cierto, la deuda de proveedores será revisada por la tarde a partir de las 18 h ya que el gerente y comercial tienen una comida con unos clientes a los que les gusta departir en la sobremesa ;).
¿Cómo se puede revertir este embolado?
La respuesta es con una presentación adecuada de la información, conocida como «aging» de clientes y proveedores, una vez que se han contabilizado todos los cobros y pagos a una fecha determinada.
En vez de presentar extractos de cuentas, en ocasiones de varios años de un mismo cliente o proveedor, para deducir o incluso intuir las facturas adeudadas. El sentido común nos dice que lo más adecuado es mostrar una relación de facturas en la que aparezca el importe pendiente de cada una de ellas, además de su vencimiento, tal y como muestro en la imagen de abajo.
El poder de lo visual
La información deseada se obtiene con un simple golpe de vista, lo que conlleva un ahorro de tiempo brutal, y una mayor agilidad en la toma de decisiones.
Podremos clasificar la deuda en función de su antiguedad en «no vencida, vencida, y dentro de vencidas estableceremos tramos», ie; menor de 30 días, entre 30 y 60 días, entre 60 y 90, mayor de 90 días…
El empleo de tablas dinámicas nos facilita enórmemente el trabajo, no te pierdas mi próximo post acerca de este tema.
La reclamación de cantidades ya no será un suplicio
A la hora de efectuar la reclamación de cantidades, o en sentido inverso si somos nosotros los que debemos, se transmite una imagen de seguridad y seriedad de cara al exterior. En cuantas ocasiones «nos han pintado la cara» por hacer una llamada o enviar un email indicando que no hemos cobrado determinadas facturas cuando éstas llevan en nuestro banco varios días.
Contra el vicio de «suministrar mercancía por suministrar, la virtud de controlar».
Es necesario que nuestra compañía de crédito evalúe el riesgo que está dispuesta a asumir para cada uno de nuestros clientes.
Ese es el límite que considero oportuno para «suministrar o no suministrar».
La implementación de una política de crédito supone un esfuerzo administrativo considerable, pero a la vez nos asegura un control sobre los pedidos y la gestión comercial.
Es en este contexto donde toma fuerza el «aging» de clientes por la inmediatez que otorga a la hora de conocer la deuda de clientes y obrar en consecuencia.
Hagamos trabajar a nuestra compañía aseguradora
Si tratamos con clientes que se nos han «enquistado», «estamos en tiempo y forma» de comunicar a nuestra compañía aseguradora de crédito la mora, de cara a que ésta pueda reclamar en primera instancia de un modo extrajudicial y sin tener que llegar a un contencioso con las consecuencias en costas y posible deterioro de la relación comercial.
Por la operativa de las compañías aseguradoras, cuanto más antigua es la factura adeudada por un cliente, menor es el porcentaje que nos va a abonar la compañía sobre lo recuperado, o dicho de otro modo, mayor es la comisión de recobro. Es por ello que resulta totálmente beneficioso el «aging» de clientes.
Si tenemos que ir a juicio vayamos armados hasta los dientes 😉
En caso de tener que llevar a juicio la reclamación, es necesario justificar ante el juez todo el circuito documental, de modo que la presentación ordenada y cronológica que nos facilita el «aging» da mucha credibilidad a nuestra gestión y aumenta las posibilidades de salir airosos del envite.
Imagen fiel, no nos engañemos
Nos posibilita tanto en el área de clientes como de proveedores dar una «imagen fiel» de la empresa, dado que a la vista de la «cobrabilidad de los saldos» dotaremos las provisiones por insolvencias necesarias a fin de determinar el volumen de impagados y su reflejo adecuado en los estados contables.
Esta práctica es fundamental a la hora de realizar una previsión de tesoréría, ya que de alguna forma tenemos que sacar del circuito de cobro, al menos de forma provisional, aquellos que son dudosos.
Te agradecería enórmemente que expusieras tu opinión acerca de este tema, con tu experiencia podré enriquecer este artículo.
